Webbasierter Dokumentenaustausch BSCW

Mit BSCW (basic support for collaborative work) wird von der ATIS eine webbasierte Anwendung auf einem zentralen Rechnersystem bereitgestellt, die es erlaubt für Institute, Forschungsbereiche, Arbeitsgruppen oder Projektgruppen spezifische Arbeitsbereiche zu definieren, in welchen die jeweiligen Mitglieder Dokumente unterschiedlicher Formate ablegen und damit den anderen Mitgliedern ihres gemeinsamen Arbeitsbereichs zugänglich machen können. Damit wird ein webbasierter Dokumentenaustausch möglich und Dokumente müssen nicht über Mailinglisten verteilt werden. Den Nutzern und Arbeitsbereichen steht auch eine integrierte Terminkalender-Funktion zur Verfügung um gemeinsame und persönliche Termine zu koordinieren.

Für den Zugang wird lediglich ein Webbrowser benötigt. Die Adresse des Servers lautet

https://bscw.informatik.kit.edu/

 

Rechte und Sicherheit

Im BSCW werden die registrierten Nutzer (siehe Tipps&Tricks „Registrierung“) in Rollen eingeteilt; den Rollen sind Rechte zugeordnet, womit die Aktionsmöglichkeiten eines Nutzers im BSCW-System schliesslich festgelegt werden.

Die standardmässig zugeordneten Rollen wurden von der ATIS nach einem ¼-jährlichen Erprobungsbetrieb angepasst, um die Nutzung des BSCW-Systems besser abzusichern.

Als Beispiel seien die Rollen Mitglied und Manager genannt die in der Standardeinstellung das Recht haben beliebige weitere Nutzer zur Teilnahme in das BSCW-System einzuladen (in der BSCW-Nomenklatur wird von dem „Recht zu teilen“ gesprochen). Die Rolle Mitglied ist standardmässig neuen, in einen Arbeitsbereich eingeladenen Teilnehmern zugeordnet. Da diese dann wiederum automatisch einen eigenen sog. „Home-Bereich“ erhalten, in dem sie dann standardmässig u.a. die Rolle Manager zugewiesen erhalten, besteht die Gefahr, dass mittelfristig Inhalte von völlig unbekannten Nutzern auf dem BSCW-System abgelegt werden, welche dann frei über das Internet zugänglich sind und evtl. als Inhalte der Fakultät interpretiert würden.

Aus derartigen Gründen war eine Überarbeitung der Rollen und ihrer Rechte notwendig; z.B. wurde der Standardrolle Mitglied, das Recht weitere Mitglieder einzuladen (das „Recht zu teilen“), entzogen. Somit hat nur noch die Rolle Manager diese Berechtigung. Bei der Einrichtung, Registrierung neuer BSCW-Nutzer werden jetzt die Rollen Eigentümer und Mitglied zugeordnet. Diese Änderungen haben auch Auswirkungen darauf wie ein Arbeitsbereich für eine Arbeitsgruppe eingerichtet wird, der dann geteilt werden darf (siehe die folgenden Kapitel).

Zur Zusammenstellung der Rechte und ihrer Zuordnung zu den Rollen siehe die Tipps&Tricks.

Erstellung eines BSCW-Arbeitsbereiches für eine Arbeits-/Projektgruppe

Hier wurde der für Mailinglisten eingeführte Mechanismus berücksichtigt:
Wenn ein Teilnehmer einen „teilbaren“ Arbeitsbereich einrichten will, muss dieser zunächst vom Nutzer selber erstellt werden und dann bei der ATIS über eine Mail an bscw∂informatik.kit.edu zur "Teilung" beantragt werden. Dazu ist die Bezeichnung des Arbeitsbereichs und eine kurze Beschreibung zu diesem Arbeitsbereich erforderlich. Diese Beschreibung sollte/kann auch als Beschreibung im BSCW zu diesem Arbeitsbereich eingetragen werden. Ebenso ist anzugeben wer die Aktivitäten dieses Arbeitsbereich überwachen und steuern wird, d.h. insbesondere wer in diesem Arbeitsbereich das Recht erhalten soll weitere Teilnehmer einzuladen. Üblicherweise wird dies der Antragsteller sein.

Damit werden bei der Generierung des neuen Arbeitsbereiches im BSCW diesem Nutzer die Rollen Eigentümerund Manager für diesen neuen Arbeitsbereich zugeordnet und ist gegenüber dem BSCW-Administrator für diesen Arbeitsbereich verantwortlich.

Mit diesem Vorgehen wird erreicht, dass die notwendigen Informationen im zentralen Bereich vorhanden sind, wer die Ansprechpartner und Verantwortlichen für die einzelnen Arbeitsbereiche sind.

Teilnehmer in einen Arbeitsbereich einladen

Erhält man eine Einladung in einen BSCW-Arbeitsbereich kann man sich darüber am BSCW registrieren (siehe Tipps&Tricks) und wird damit regstrierter BSCW-Nutzer.

Lädt der Manager eines Arbeitsbereichs standardmässig Teilnehmer ein, so erhalten diese die angepasste Rolle Mitglied und haben damit nicht die Möglichkeit weitere Teilnehmer einzuladen.

Der Manager des Arbeitsbereichs hat damit als einziger das Recht, Teilnehmer in diesen Arbeitsbereich einzuladen und kann dann in diesem Arbeitsbereich selbstständig wiederum teilbare Arbeitsbereiche einrichten. Er hat dann die Möglichkeit einem anderen Mitglied „seines“ Arbeitsbereichs die Managerrolle zuzuordnen. Gegenüber dem BSCW-Arbeitsbereichadministrator bleibt aber alleine der zu Beginn definierte Manager der Gesamtverantwortliche für den Arbeitsbereich.

Gegenüber dem BSCW-Administrator bleibt er also auch für diese „untergeordneten“ Arbeitsbereiche der Verantwortliche!

Home-Bereich für registrierte BSCW-Nutzer

Jeder registrierte Nutzer erhält einen eigenen sog. Home-Bereich. Für diesen Bereich wird ihm automatisch die Rolle Eigentümer und Mitglied zugeordnet. In seinem Home-Bereich kann jeder Benutzer eigene, nicht teilbare Arbeitsbereiche einrichten.

Dokumente bereitstellen, lesen und bearbeiten

Über die Uploadfunktion werden Dokumente in das BSCW-System eingestellt (siehe Tipps&Tricks).

Dokumente können direkt „in BSCW“ gelesen werden, der Nutzer erhält die Abfrage ob er das Dokument mit der entsprechenden Applikation (soweit auf dem System des Nutzers verfügbar) öffnen will. Andernfalls kann er zumindest das Dokument auf sein lokales System herunterladen.

Sollen Dokumente bearbeitet werden, müssen diese auf das lokale System des Benutzers heruntergeladen werden und nach der Bearbeitung wieder über die Upload- bzw.Replace-Funktion in das BSCW-System hochgeladen werden.

Bzgl. weiterer Informationen siehe die Dokumentation der BSCW-Entwickler und die Tipps&Tricks

Systeminformation

Die komplette Kommunikation mit dem BSCW-Server und damit auch die Übertragung der Passwörter erfolgt in Kürze verschlüsselt per SSL.

Ansprechpartner und Support

Über die Mailingliste bscw∂informatik.kit.edu erreichen Sie die Supportgruppe der ATIS die diesen Dienst betreut.

Die Tipps&Tricks stellen Informationen zur Handhabung des BSCW-System durch den Nutzer bereit.

Die ausführliche Dokumentation bzgl. BSCW finden Sie unter BSCW-Dokumentation.

Über Anregungen von Ihrer Seite u.a. bzgl. der Informationen in der FAQ würden wir uns sehr freuen.

DLV-Parameter

 

 

Verfügbarkeit: Die Nutzung von BSCW steht 24 x 365 zur Verfügung; über geplante Unterbrechungszeiten (z. B. Wartungsarbeiten) wird mit einem Vorlauf von mindestens 1 Tag informiert.

Support und Neueinrichtungen: