Beachten Sie auch die FAQ-Seite des Herstellers unter http://www.bscw.de/faq_benutzung.html

• Was gibts Neues in BSCW 5?
• Registrieren
• Passwort ändern / vergessen
• Mailadresse ändern
• Allgemeine Optionen
• Zeitzoneneinstellung
• Arbeitsbereich teilen
• Benutzer kennzeichnen
• Browsereinstellungen
• Datei-Typen
• Ereignisdienste (Default events) abonnieren
• Einstellen von Dokumenten
• Dateien ersetzen / versionieren
• Papierkorb
• Kalender
• Rollenverteilung
• Wie kann ich meinen BSCW-Arbeitsbereich als Laufwerk am lokalen Rechner verwenden?

• Anleitung für das direkte Editieren von Dokumenten auf dem BSCW Server

Siehe gesonderte Seite unter Neuigkeiten in Version 5

1. Man wird zum BSCW eingeladen. Man erhält per E-Mail eine spezielle, nur einmal verwendbare URL-Adresse, die man mit einem Web-Browser aufrufen muss. Man ruft damit ein Formular auf, in das man seinen Benutzernamen (z.B. Nachname ohne Umlaute) und ein Passwort eintragen muss. Damit wird ein Home-Arbeitsbereich erzeugt und man wird zum Benutzer des BSCW.
2. Man schickt eine E-Mail an bscw∂informatik.kit.edu mit der Bitte, für das BSCW registriert zu werden. Nach dem Erhalt einer Bestätigungs-E-Mail kann man sich im BSCW anmelden und dabei seinen Login-Namen und das Passwort setzen.
   
   Man sollte unter "Optionen -> Profil -> Ändern" wichtige Informationen zu seiner Person bereitstellen.
   Ferner unter "Optionen -> Einstellungen" das BSCW seiner Vorlieben entsprechend anpassen.

Ändern: Im BSCW unter Optionen->Passwort ändern.
Vergessen: Im Web unter https://bscw.informatik.kit.edu/pub/bscw.cgi?op=chpwd

Alle Beachrichtigungen des BSCW-Systems für einen Nutzer werden an seine als primäre E-Mailadresse angegebene Adresse versandt. Das kann z.B. eine Terminbenachrichtigung aus dem BSCW-Kalender sein oder wenn eine Änderungsbeanchrichtigung für einen Ordner oder ein Dokument eingestellt wurde.
Wenn Sie als primäre z.B. Ihre KIT-Mailadresse angeben wollen, können Sie diese selbst wie folgt einstellen:

"Anmelden -> Optionen -> Profil -> Ändern" Reiter "Perönliche Daten" oben bei "Zusätzliche E-Mail-Adresse" einfach die gewünschte Adresse eintragen und den Dialog ganz unten mit "OK" beenden.
Achtung: Damit ist man aber noch nicht fertig. An die neue Adresse wird ein Verifikations-Mail gesendet mit einem URL auf den man klicken muss. Erst damit wird diese neue Adresse vom BSCW als gültig anerkannt und zukünftig als primäre Adresse verwendet.

Wenn man diese neue zusätzliche Adresse nicht als primäre Adresse verwenden möchte, dann wieder im BSCW unter "Anmelden -> Optionen -> Profil -> Ändern" Reiter "Persönliche Daten" oben im Optionsmenü "Primäre E-Mail-Adresse" die gewünschte Adresse selektieren und den Dialog unten mit "OK" schliessen.

Hinweis: eingetragene, aber noch nicht per "URL-Klick" bestätigte Addressen werden hier eingeklammert dargestellt!

Optionen -> Einstellungen(Preferences) - Aussehen des BSCW (Sprache, Javascript, ActiveX, Editor-Programme)

Optionen -> Profil -> Ändern - Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Foto, Ortszeit

Kommunikation(Communikation) - Online-Verzeichnisse, Instant-Messaging

Um eine übereinstimmende Zeit z.B. bei gemeinsam genutzten Kalendern sicherzustellen, ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer die gleiche Timezone eingestellt hat.
Unter Optionen -> Profil -> Ändern auf dem Reiter "Zeitzone"  am besten "Europe/Berlin" anstatt "default" einstellen.

Dafür sind Manager-Rechte notwendig (siehe Rollen). Um diese für einen Arbeitsbereich zu erhalten, muss man eine E-Mail an bscw∂informatik.kit.edu schicken. Diese E-Mail muss eine genaue URL-Adresse des Arbeitsbereiches und den BSCW-Loginnamen des beantragenden enthalten. Wenn man Manager ist, kann man unter "Datei->Zugang->Mitglied einladen" den Bereich teilen.
Beachten Sie Ihre Verantwortung über die dort ausgetauschten Inhalte, siehe auch Abschnitt Erstellung eines BSCW-Arbeitsbereiches für eine Arbeits-/Projektgruppe

Um ein Mitglied aus einem Bereich wieder zu entfernen gehen Sie wie folgt vor

• Melden Sie sich dazu am BSCW Server an, gehen Sie dann in Ihr Homeverzeichnis.
• Danach klicken Sie auf das Symbol mit den zwei Köpfen Mitglieder rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs für den Sie die Berechtigungen bearbeiten wollen, um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen den Sie entfernen wollen und wählen Sie "Zugang -> entfernen"
• Der ausgewählte Benutzer hat danach keinen Zugriff mehr auf den Arbeitsbereich.

Wenn z.B. der Manager eines Arbeitsbereichs einen neuen Teilnehmer einladen will, gelangt er in eine Auswahlmaske um entweder einen bereits existenten BSCW-Nutzer, oder einen neuen Teilnehmer einzuladen. Die existenten Nutzer (im Adressbuch) sind mit + und * gekennzeichnet: Das + kennzeichnet Benutzer des BSCW, die in anderen Arbeitsbereiche eingeladen wurden. Der * kennzeichnet Benutzer, welche bereits in den spezifischen Arbeitsbereich eingeladen wurden.

• Eine BSCW-Seite muss jedesmal vom Browser überprüft werden, bevor sie aus dem Cache geladen wird
• Die Uhr am Rechner muss richtig eingestellt werden

"Optionen -> Einstellungen" Reiter "Allgemeines" -> "Datei-Behandlungen"

Sie können die direkte Bearbeitung von Dokumenten unterschiedlichen Formates durch den Einsatz einer speziellen Hilfsanwendung ermöglichen. Für die hier ausgewählten Dokumenttypen wird die direkte Bearbeitung aktiviert, so dass beim Aufruf der Aktion Bearbeiten (im Menü Ändern) die entsprechende lokale Anwendung (z.B. MS-Word) mit dem jeweiligen Dokument geöffnet wird. Bitte beachten Sie, dass dazu eine lokale Hilfsanwendung erforderlich ist. Hinweise zur Installation der lokalen Hilfsanwendung finden Sie auch in der online-Hilfe (wählen Sie dazu das Hilfe-Symbol unten auf dem Formular).

BSCW bietet 2 Möglichkeiten, sich über Ereignisse im Arbeitsbereich informieren zu lassen: Benachrichtigung mittels Icons im Benutzerinterface und durch den täglichen Arbeitsbericht (Daily-Report). Um bestimmte Dienste zu abonnieren, aktiviert man die entsprechenden Optionen unter "Optionen -> Einstellungen -> Ereignisoptionen". Auch eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung kann eingestellt werden. Dieses jeweils entweder global für alle Ordner oder dediziert für ausgesuchte Ordner/Dateien.

BSCW verwaltet beliebige Dateiformate als Dokument: Texte, Kalkulationstabellen, Grafiken etc. und zwar in verschiedenen Formaten. Diese Dateiformate werden als Internet-Standard in Form von Multipurpose Internet Mail Extensions ausgedrückt. Die Icons vor dem Dokument zeigen den MIME-Typ an. Dokument veröffentlichen:

• Klicken Sie auf "Neues Dokument" in der Kopfleiste Ihres Arbeitsbereichs
• Wählen Sie per Formular die lokal gespeicherte Datei aus
• Geben Sie dem Dokument evt. einen Namen, der von Ihrem lokalen Dateinamen abweicht

Ebenfalls möglich ist das direkte Erstellen von Textdateien innerhalb des BSCW via "Datei -> Neu -> Textdokument".

Jedes Dokument im BSCW kann durch ein anderes ersetzt werden. Sie können die Dateien aber auch innerhalb des BSCW versionieren lassen (siehe Kontex-Menü der jeweiligen Datei: "Ändern - Versionskontrolle")

Zweck des Papierkorbs ist das Löschen von Objekten. Alle gelöschte Objekte werden zuerst im Papierkorb gelandet. Löschen erfolgt in maximal drei Schritten: 

1. Ein Mitglied des Arbeitsbereichs klickt auf Entfernen , um ein Objekt zu löschen. Das Objekt wird in den Papierkorb dieses Mitglieds verschoben.
2. Das Mitglied des Arbeitsbereichs blickt in seinen Papierkorb und klickt auf Löschen , um das Objekt zu entfernen. Damit wird das Objekt in den Papierkorb des Eigentümers verschoben. (Wenn der Eigentümer selbst «entfernt», entfällt der zweite Schritt.)
3. Der Eigentümer klickt auf Löschen , um das markierte Objekt in seinem Papierkorb unwiderruflich zu entfernen

Aus dem Papierkorb können gelöschte Objekte natürlich auch wieder restauriert werden.

Hinweis: Dateien im Papierkorb und in der BSCW-Zwischenablage werden vom System automatisch nach 10 Tagen gelöscht !

Jeder Benutzer des BSCW hat einen persönlichen Kalender. Dazu kann man beliebig viele Gruppenkalender erstellen. Die Termine aus einem Gruppenkalender werden automatisch in den persönlichen Kalender eingetragen, wenn man unter "Optionen -> Einstellungen -> Reiter Kalender die entsprechende Checkbox aktiviert.

Dazu bietet BSCW eine Schnittstelle an, die sich WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) nennt.

 Um das direkte Bearbeiten und Sperren von Word Dokumenten auf dem BSCW Server zu nutzen, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

1.) Laden Sie den Zope-Client von https://plone.org/products/zope-externaleditor-client/releases/1.0.0/windows-installer-without-vcredist.exe für Ihre Plattform herunter.
(-> Speichern -> Die heruntergeladene Datei ausführen ( eventuelle Abfrage nach Administratorberechtigung ) -> Next -> Bedingungen akzeptieren ->Next ->Next ->Install ->Finisch)

2.) Einrichten des BSCW Servers:
• Anmelden am BSCW Server
• Wählen Sie Optionen -> Einstellungen im oberen Menü dort unter "Allgemeines" den Reiter "Datei-Behandlung" aufrufen.
• Häkchen setzen bei MS Office, danach OK klicken.

3.) Das direkte Editieren von BSCW-Dokumenten über den Zope-Client geschieht wie folgt.
• Anmelden am BSCW Server
• zum Dokument navigieren.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie "Aktion" -> "Ändern" -> "Bearbeiten". (Nicht nur auf das Dokument klicken sonst klappt das sperren und speichern auf dem BSCW Server nicht!)
• Ihr Browser wird Sie nun fragen, was mit der Arbeitskopie des Doku­ments geschehen soll (Öffnen, Speichern oder Abbrechen). Bestätigen Sie das Öffnen mit Zope Ex­ter­nal Editor.
• Danach wird der dem Dokumenttyp entsprechende Editor automatisch mit dem ak­tu­ellen Dokument gestartet, das Dokument selbst wird in BSCW gesperrt.
• Nach der Bearbeitung speichern Sie das Dokument mit der Operation „Spei­chern“ des Editors und schließen den Editor. Danach werden Sie vom Zope-Client aufgefordert, den Abschluss der Bearbeitung zu bestätigen. Anschließend wird das Ursprungs­doku­ment durch das bearbeitete Dokument ersetzt bzw. bei Dokumenten unter Versions­kon­trolle eine neue Version angelegt und die Sperre aufgehoben.